Microsoft SharePoint

Især efter Corona-epidemen indtog i vores hverdag, har mange haft behov for en let, online, tilgang til deres data. SharePoint er en af de store spillere på markedet og er meget mere end et dokumentbibliotek.

Denne artikel er lang, det ved vi! Men vi vil alligevel opfordre til at læse det igennem, hvis I skal til at bruge, eller allerede bruger SharePoint. Jeres organisations valg af SharePoint udgør en essentiel del af jeres arbejde og vi beskriver i denne artikel, i store træk, hvad SharePoint er, og dens sammenhæng med Microsoft Teams.

Læs også denne artikel om hvordan du tilgår dit SharePoint dokumentbibliotek.

SharePoint – en løsning med mange muligheder

” Organisationer bruger SharePoint til at oprette websteder. Du kan bruge webstederne som et sikkert sted at gemme, organisere, dele og få adgang til oplysninger fra enhver enhed.”
Skriver Microsoft selv på deres hjemmeside.

Det lyder egentlig forholdsvis simpelt, men SharePoint kan rigtig meget.

Hvert enkelt websted kan du tilpasse og organisere så det er mest hensigtsmæssigt til formålet. Man kan oprette sider, tilknytte applikationer og skrive nyheder som medlemmer af webstedet får op på deres forside når de tilgår SharePoint. Du kan arbejde direkte i filerne online og du kan dele, kommentere, oprette lister eller ekstra dokumentbiblioteker.   

SharePoint består desuden af en lang række af skabeloner der gør det nemt at:

  • Oprette kunderegistre eller medarbejderoversigter
  • Oprette varekataloger
  • Lave databaser
  • Lave biblioteker med Word-dokumenter, pdf-filer m.m.
  • Vise data fra eksterne kilder – MS Excel, XML, andre websites, mapper m.m.
  • Lave blogs, wikisider, diskussionsfora, projektstyring m.m.
  • Vise billedgallerier

Dette er bare en del af mulighederne. Nederst på siden har vi listet nogle nyttige links, hvis man vil vide mere om hvad SharePoint kan.

Kend din datastruktur

Det er en god idé at tænke sin SharePoint-struktur igennem inden man opretter sit SharePoint-websted. Hvem skal have adgang til hvilke data? og til hvilken information? Giver det for ekempel mening at oprette flere websteder? Skal webstedet tilknyttes Microsoft Teams? Hvem skal stå for SharePoint-websitet?
Vi drøfter gerne det hele igennem med jer, men gør jer gerne nogle tanker om jeres behov. Det er et godt udgangspunkt for en snak.

Forbindelsen mellem Teams og SharePoint

Det kan give god mening at tilknytte sine websteder med Microsoft Teams. Teams er Microsofts helt store satsning som et samarbejds-værktøj. Læs mere om Teams her.

Når en organisation opretter et team via Microsoft Team, oprettes der et tilknyttet websted i SharePoint. Når man tilgår filerne via Teams, er det altså i virkeligheden webstedets dokumentbibliotek i SharePoint man tilgår.

Hvis man har besluttet sig for at tilknytte SharePoint-websteder med Microsoft Teams, er der dog nogle vigtige forhold man skal være opmærksom på.

Kend dine kanal-mapper!
Er det et SharePoint-site oprettet som et Team-websted, vil første mappe-niveau i SharePoint dokumentbiblioteket være tilsvarende de kanaler der er oprettet i Teams. Opretter man derfor en ”almindelig” mappe på dette niveau i SharePoint, vil mappen ikke kunne tilgås via Teams. Det skyldes at mappen ikke har en kanal at ”snakke sammen” med. Opretter man dog en kanal med præcis tilsvarende navn i Teams, vil Teams ”fange” den mappe og bruge den som dokumentbibliotek.

Mange af vores kunder bruger synkronisering af dokumentbiblioteker i Finder eller stifinder. Her gælder det samme. Hvis man opretter en mappe på ”første niveau” af dokumentbiblioteket, vil mappen kun kunne tilgås via SharePoint eller via synkronisering, ikke via Teams.

Omdøb ikke kanal-mapper!
Når der oprettes et nyt team, og dermed et tilhørende dokumentbibliotek, oprettes der automatisk en kanal der hedder ”generel”. Den tilhørende mappe til denne kanal hedder smart nok general (med a). Microsoft har muligvis måtte sende deres oversætter hjem i Corona-isolation, men det er ganske enkelt en oversætter-fejl fra microsoft. Men omdøb den ikke!! Lev med det. Omdøber du mappen, men kanalen ikke længere kunne ”genkende” den og opretter ganske enkelt en ny mappe. I vil nu både have en ”generel” og en ”general”. Microsoft – det er en ommer!

Men det er desværre ikke kun generel-kanalen I ikke skal omdøbe…. Vi oplever desværre en del fejl, der opstår når kanal-mapper eller kanaler bliver omdøbt. De mister ganske enkelt forbindelsen til hinanden. En besværlig, men sand kærlighedshistorie. Man skal derfor sørge for at de to; kanalen og mappen, hele tiden kan se hinanden.

Når det så er sagt – så er det ikke umuligt at omdøbe. Men ring til os, så hjælper vi med det!   

Skulle man ønske sig en mere dybdegående gennemgang af alle SharePoints funktioner kan man læse Microsofts egen gennemgang af servicen her.

Kilder og links: