Har I en slettepolitik?

Af Sascha Hegner Specht

Sletning af data er en stor del af persondataforordningen og I bør derfor udforme en slettepolitik og procedurer for løbende sletning af (person)data i organisationen.

”Personoplysninger skal:
(e) opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles…”  
Persondataforordningen artikel 5, stk. 1, litra e.

Det vil sige at personoplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke længere er nødvendige for at udføre formålet med oplysningerne.

I artikel 5 stk. 2 sættes der ydermere krav om at I skal kunne påvise at stk. 1 overholdes, altså; I skal kunne dokumentere at I faktisk får slettet i henhold til jeres slettepolitik.

Hav styr på dataflowet

Sletteprocedurerne skal forholde sig til de systemer hvori persondata behandles. Det kræver at I har overblik over jeres ”dataflow”: hvor og hvordan I indsamler persondata.
Forhold jer til jeres fortegnelse over behandlingsaktiviteter.

Gamle data

Hånden på hjertet. Hvor tit får I egentlig lige slettet de gamle dokumenter? Og hvor meget unødige data har du egentlig liggende på din maskine eller i ”skyen”. Prøv f.eks. bare at se hvor mange mails du har liggende i dit mailprogram. Hvor tit læser du dem?
Puha, det kan give de fleste sved på panden bare ved tanken om at skulle gennemgå alle de mails! Og en gang i mellem – en sjælden gang i mellem – så går du faktisk tilbage i dine mails og finder noget der er relevant. Men tænk alligevel over hvor meget data du har gemt, som du aldrig kigger på igen!

Slet ikke vigtig information

Det er selvfølgelig vigtigt ikke at slette data som er vigtigt for enten at udføre arbejdet eller for virksomhedens historik. Information om tidligere udstillinger på museet, om forestillinger og om arrangementer der har været, er naturligvis rart at have i sit arkiv. Men måske er det ikke nødvendigt at gemme al data – og når I alligevel kigger tingene igennem efter persondata, så overvej om der er andet data der er overflødigt og kan slettes.
Der er flere ting man kan gøre for at bevare de vigtige oplysninger på en nem og overskuelig måde:

Lav en struktur
Sørg for at have en brugbar struktur til din filer. Mapper der navngivet tydeligt, så det gør det nemt at identificerer hvad mappen indeholder.
Stol ikke på dit “søge-værktøj”! Vi oplever at mange benytter sig af computerens udmærkede søgeværktøj til at finde relevante filer, men det kræver for det første at filen er navngivet så den bliver “søgbar”, men det resulterer ofte også i en uhensigtmæssig “bunke” af dokumenter på f.eks. skrivebordet eller i roden på dokumentmappen. Tænk hvis dit søgeværktøj en dag pludselig ikke virker? Hvor lang tid skal du bruge på at finde filen igen? Med en god struktur bliver det også nemmere at rydde op i gamle, irrelevante filer. Derfor: Lav en god struktur til dine filer!

Referat efter endt projekt
Når et projekt er overstået, så lav en opsummering af historien, forløbet, korrespondancen etc. i et kort referat til arkivet – og slet så de mange mail, dokumenter, billeder etc. Der er unødvendige at have liggende.  

Anonymisering af data
Er der data der kan anonymiseres? Måske er det slet ikke nødvendigt at have personhenførbare oplysninger (personoplysninger) liggende og kan anonymiseres. Det kan f.eks. være til statistikbrug.

Andre lovgivninger
Der er andre forhold man også skal tage højde for i sin slettepolitik, f.eks. bogføringsloven eller ansættelsesretslige forhold.
Men vær skarp på hvorfor du gemmer oplysningerne, og vær sikker på at du har lov til det! Er du i tvivl, så få en advokat til at vurdere det.

Den grønne bonus

Data fylder plads. Og plads koster energi. Bonus ved ikke at ”fylde” så meget, er at vi så også sparer på den energi vi har: den grønne bonus!

Kilder og links